クラウド契約 CloudSign(クラウドサイン)というサービスが、あまりに良かったのでご紹介します。
まだ契約書で消耗しているの?
すみません、テンプレートなタイトルを使わせて頂きました。(笑)
契約書を作ったり、締結したりする業務って、大事なことであることはよくわかっているのですが、本当に面倒なんですよね。
1.契約書案を、先方とすり合わせる。(Word等で)
2.合意が取れたら、契約書を2部印刷する。
3.2部製本する。
4.会社代表者等の承認を得て、印鑑を押してもらう。
5.印紙を貼る。
6.郵送する。
7.先方にも印鑑を押してもらって、1部返却してもらう。
だいたいこんな流れでしょうか。
遅い会社だと、これら一連の業務をやろうとすると、1ヶ月近くかかってしまうこともザラなんじゃないかな、と思います。
途中で合意内容にほんの少し変更が加わったり、契約書に記載ミス等が発覚しただけでも、また1.~7.を繰り返す必要があります。また、それに関わる時間・人的コストも、かなり馬鹿にならないものがあります。
もう、電子契約書でいいんじゃないかな?
そこで、クラウド契約 CloudSign(クラウドサイン)というサービスです。
クラウド契約 CloudSign(クラウドサイン)|無料で契約締結ができるウェブ完結型のクラウド契約サービス
このサービスの素晴らしいところは、「無料で使える」というところもさることながら、今までどおり、Wordで契約書案をやりとりして、決まったらそれをそのまま電子契約書(PDF)として使う、という発想です。
これは素晴らしすぎます。
Word原案から、PDFを生成し、アップロードするだけです。
あとは、自社と先方の会社が電子署名をするためのフォームを、簡単に埋め込めるようになっています。
これを、相手にメール送信するだけです。
自社と先方の会社が電子署名をすると、合意締結が成立します。(確認完了済みのPDFに、相互同意を示す改ざん不可能な電子署名が付与されます)。
締結された電子契約書は署名付きPDFとしてメールで送られてきますので、保管も印刷もラクですよ。
相手企業にも、まったくITの難しい知識は必要ありません。
進捗管理はWeb管理画面でできますし、先方会社とのやりとりもメールですべて完結しますので、電子契約書PDFの情報や、メールの履歴で、証拠としてもしっかり残せそうです。
今までとは段違いに、スピーディーに契約締結業務が行えるようになっています。
電子契約書は印紙が不要
もう1つ嬉しいメリットとして、電子契約書には印紙が不要なことです。(今のところは、という条件付きですが。)
その根拠は、「電子契約書 印紙」などで検索してみてください。↓もわかりやすい。
なぜ電子契約では収入印紙税を削減できるのか?印紙税法上の根拠を説明しています。
いつか将来、電子契約書の場合でも印紙税が必要になるかは、国税庁が判断することですが、このメリットを今のうちに享受するのはアリだと思います。
電子契約書じゃダメなときって何だろう?
では、電子契約書を使いたくないときって何だろう?と思うと、結局、日付をさかのぼって(バックデートして)、契約日を任意の日にそろえたいってときだけだと思うんですよね。
電子契約書だと、改ざん検出やタイムスタンプ、メールのやりとり等で日付がバッチリ残ってしまうので、それを良しとしない場合などです…。
契約書を結ぶ手間暇があまりに時間がかかるから、先にビジネスだけが先行してスタートしてしまい、契約書が後追いになってるってこと、多くありません?
本来的な意味でいうと、これはよくないことですし、もっと契約業務をスピーディーに終わらせて、それから安心して業務に取り組むべきだと思います。
CloudSign(クラウドサイン)は、今のところ、もっとも現実に即したサービスで、すぐに導入して効果の出るものだと思います。
もっと、日本のビジネスの生産性を上げていきましょう!