電子メールと上手に付き合う方法

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中小企業のITコンサルティングの現場やセミナー等で、「電子メールが24時間やってきて辛い」という声を聞くことが多くなりました。

1つにはWebメールの発達、もう1つにはスマートデバイスの発達に原因があると思います。

メールが来ていないと不安を感じ、電話もかかっていないのに「幻」のバイブを感じるスマートフォン中毒とは?

・自分のスマートフォンをチェックする回数が増えれば増えるほど、感じるストレスは増加する。
・メールやFacebook・Twitterのメッセージが何も来ていないと、不安やイライラを感じるユーザーがいる。
・最も重度のストレスを感じている人は、電話やメッセージが何も来ていないのに、スマートフォンがバイブによって震えていると感じることがある。


「あるある!」と思う人も多いかもしれませんね。

私は、スマートフォンが知らせるメール着信音とバイブレーションが頻繁にあると、ストレスを感じることがあります。

今のところ、ストレスが高じて生じるといわれる「ファントム振動」(着信バイブがあったという錯覚)を体験したことはありませんが、そういう人はご注意ください。

この記事の中の研究者は、以下の対策を挙げています。

・従業員にケータイの電源を切らせること。
・仕事でのメールの数を減らすこと。
・スマートフォンをチェックしたいという従業員の気持ちを抑えさせること。


メールを出すのをやめてしまうというワークスタイルを実践している記事もありました。

脱電子メールの4年間:IBM社員のワークスタイル
とはいえ、ここまでやるのも若干やり過ぎな気がします。

メールの代替となるであろう、Facebookのメッセージ、TwitterのDM、Google+などについても、あまりやりすぎると「ソーシャル・ネットワーキングによるストレス」に変化するだけになりそうです。(笑)
難しいところですね。

ちなみに、私が実践するストレス軽減策は、

・打ち合わせの時、集中したい時は、携帯の電源を切る。
・メールを見る時間を決めて、一気に返答する。
・集中が切れた時に、要るメールと要らないメールを整理する。(頭は使わず、整理するだけ、というのがポイント。)
・タグ付け(ラベル付け)を活用し、今必要なメールだけを目立たせ、不要になったメールは読み返ししない。
・毎度の時候の挨拶・頭語・結語など、修飾が多いメールは書かない。


などなど。
あとこれに、状況に合わせて、口頭や電話を使い分けます。
ちょっと工夫すれば、かなりストレスが軽減できますよ。

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