WordでPDF出力を素早く簡単に行う方法

今回はWordを使って、PDF出力(PDF印刷)を素早く簡単に行う方法をご紹介します。

業務でWordからPDFに変換するのを、何回も行う必要がある人にオススメです。

WordからPDFに変換の一般的な方法

WordからPDFに変換する際の普通なやり方としては、

[ファイル]-[名前を付けて保存]から、保存するフォルダを選んだ後、
[ファイルの種類]から[PDF (*.pdf)]を選んで保存するのが一般的かと思います。

ですが、これを何度も繰り返す業務をやっている人だと、手順が多すぎて面倒と感じることがあると思います。

そこで、これらをワンボタンで実現するようにします。

WordからPDFに変換のマクロ登録

どなたか親切な人がマクロ作ってくれてないかなーと思っていたところ、↓のコードを見つけました。
ありがとうございます！

[Word VBA] Word文書をWordだけで1クリックでPDF化するマクロボタンを作成する – dzone. blog / Visual Studio 超初心者

ただ、詳しい人でないと設定手順がわからないと思いますので、もう少し初心者にもわかるように写真入りで解説します。（以下、Wordを例に説明します。）

手順１：マクロが使えるように事前準備する

[ファイル]-[オプション]-[リボンのユーザー設定]から、↓の図のように「開発」を探し、チェックを入れてOKを押してください。

手順２：PDF保存のマクロを登録する

[開発]-[マクロ]と進み、[マクロ名]に「PDF保存」と入力して、[マクロの保存先]は[全文書対象のテンプレート]を選択します。そして[作成]を押します。

すると、↓の画面が表示されますので、

このスペースに以下のマクロプログラムをコピー＆ペーストで流し込みましょう。

PDF保存のマクロプログラム（↓右上の[Copy]アイコンからコピーできます）

Sub PDF保存()
'
' PDF保存 Macro
'
'
    Dim FSO As Object
    Dim strCurPath As String
    Dim strAFN As String
    Dim strAFN2 As String
    Dim strPDFName As String
    
    ' アクティブドキュメントのパスを取得
    strCurPath = ActiveDocument.Path & "\"
    
    ' アクティブドキュメントのファイル名を取得(拡張子あり)
    strAFN = ActiveDocument.Name
    
    Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
    
    ' アクティブドキュメントのファイル名を取得(拡張子なし)
    strAFN2 = FSO.GetBaseName(strAFN)

    'PDFの保存パスを設定
    strPDFName = strCurPath & strAFN2 & ".pdf"
    
    ' 現在のフォルダにPDFファイルとして保存(2007はSaveAsメソッドで)
    ActiveDocument.SaveAs2 FileName:=strPDFName, FileFormat:=wdFormatPDF

End Sub

Sub PDF保存()

' PDF保存 Macro

Dim FSO As Object

Dim strCurPath As String

Dim strAFN As String

Dim strAFN2 As String

Dim strPDFName As String

' アクティブドキュメントのパスを取得

strCurPath = ActiveDocument.Path & "\"

' アクティブドキュメントのファイル名を取得(拡張子あり)

strAFN = ActiveDocument.Name

Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")

' アクティブドキュメントのファイル名を取得(拡張子なし)

strAFN2 = FSO.GetBaseName(strAFN)

'PDFの保存パスを設定

strPDFName = strCurPath & strAFN2 & ".pdf"

' 現在のフォルダにPDFファイルとして保存(2007はSaveAsメソッドで)

ActiveDocument.SaveAs2 FileName:=strPDFName, FileFormat:=wdFormatPDF

End Sub

設定はこれだけです。簡単ですね。

１ボタンでPDF保存するボタンを表示させる

さて、メニューに１ボタンでPDF保存するボタンを表示する方法です。

[ファイル]-[オプション]-[リボンのユーザー設定]から、右側の[ホーム]というところを1回クリックして選択させて、[新しいグループ]をクリックします。
すると、「新しいグループ(ユーザー設定)」というのが追加されますので、それを1回クリックして選択させておきます。

次に左側の[コマンドの選択]から[マクロ]、[Normal.NewMacro.PDF保存]という項目を「追加」します。

すると、↓のような画面になるはずです。

このとき、せっかくなので追加したグループやボタンの「名前の変更」もやっておきましょう。

新しいグループ(ユーザー設定) → 独自マクロ
Normal.NewMacro.PDF保存 → PDF保存

などの名前に変更しておくと良いでしょう。（アイコンも設定できますよ。）

すると、[ホーム]タブに、「PDF保存」のボタンが表示されます。

あとは、PDF出力したいWordファイルを開いた状態で、このボタンを押すだけで１ボタンPDF出力できます！

PDF保存するボタンを表示させる

さらにワンポイントアドバイス。
ショートカットキーを独自で作っておくと、さらにPDF保存がラクになります。

[ファイル]-[オプション]-[リボンのユーザー設定]から、画面左下の「ショートカットキー」の[ユーザー設定]ボタンを押してください。

そして、[マクロ]-[PDF保存]と進み、↓の例では「Alt+Ctrl+P」に割り当てています。

これで同様に、PDF保存したいWordファイルを開いたまま、「Ctrl＋Alt＋P」を押せば、すぐにPDF出力されます。

一度設定するとすごくラクなので、ぜひやってみてくださいね！