ITを導入して業務フローを効率化するという話が良く出されます。
そのとき、
「ITを導入して何をプラスできるのか？」
という考え方より、
「ITを導入して何がマイナスにできるか？」
という視点に立ったほうが、効果が得られやすいと思います。
「プラスする」という考え方に囚われると、IT化して新システムを構築していく過程で、余分なオプション機能がたくさん付いたりして、余計に使いにくくなったりします。
また、「現行の業務フロー」にこだわり過ぎたばかりに、IT化による効率化の恩恵があまり得られなかった例というのも多く存在します。
ですので、一旦、現状の業務フローのことは忘れて、「どうやったら手間を減らせるか？」や「どうやったらコストを減らせるか？」という「マイナスする」という視点から考え直すと、コンパクトで使いやすいものが出来上がったりします。
結構忘れがちが観点なのですが、大事なことです。
例として、83年間、玄関にペタペタと貼り付けられてきたＮＨＫ放送受信章が廃止されるというニュースをリンクしておきます。
ＮＨＫ、受信章やめます 「美しくない」意見寄せられ
昔は「シールを目視で確認する」というフローが入っていたものが、今は携帯端末からすぐに情報が取り出せるようになったため、シールが不要になった、ということですね。これだけで、年間２千万円の経費削減です。
業務フローを変える前／変えた後で、余分な手間や経費をもっとマイナスできないか確認すると良いでしょう。