Office Lensを使ってスマホで書類を撮影&OCRして保存する方法

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Office Lensを使って、スマホで書類を撮影&OCRして保存する方法を研究中です。
私の試行錯誤の途中のメモですが、お役に立てることもあると思うので(特にOffice Lens+Word)、研究途中ですが公開することにしました。

Evernote+Scannableで良いじゃない!?→その通りなんですが。

実は私は今まで、EvernoteとScannableの組み合わせで、書類を撮影→OCRして、文章で保存していました。

Evernote Scannable — モバイル(iPhone・iPad)用の高速スキャンアプリ | Evernote

Evernoteプレミアム会員(4000円/年)になれば、画像ファイルの中身もOCRで読み取ってくれますので、検索もラクで大助かりです。

が、それはそれ。無料のOneNoteとOffice Lensで、同じようなことができないかなぁと関心をもったのがきっかけです。

できれば、テキストを抽出して、テキストファイルやWordファイルとして保存したい、というのも目的の1つでした。

無料になったOneNote

ご存じの方も多いと思うのですが、MicrosoftのOneNoteは、元はOfficeシリーズの1つ(今も?)として、有料ソフトだったんですよね。それが、無料化されたのが2014年頃だったか。

今では↓より無料でダウンロードできるソフトになりました。

Microsoft OneNote | デバイスに対応したデジタル ノート作成アプリ

ものすごくざっくり言ってしまうと、無料版Evernoteのような立ち位置ですね。(Microsoftの人に怒られそう ^^;)

ですが、Surfaceなどのスタイラスペン付きノートPCにも最適な、ノートらしいノートの管理で独自な進化を遂げた、これはこれでアリなツールになっています。これと、Office Lensを組み合わせたいわけです。

Office Lensとは?

さて、Evernote+Scannableと、OneNoteの説明で遠回りしましたが、ようやく今回の本題のOffice Lensです。

Office Lens – iOS版

Office Lens – Android版

Office Lens – Windowsアプリ版

Office Lensとは、簡単に説明するなら、「スマホなどで撮影した写真を、自動で台形補正してくれて、OneNoteやWord、PowerPoint、Outlook、PDFなどに変換して保存してくれるものです。

このソフトのすごさは、使うとすぐにわかります。(Scannableも)

書類を普通に撮影すると…、

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台形補正してくれます。↓

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↓あとは、好きな形式で保存できます。

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Office LensのOCRの実力(精度や使いやすさ)は?OneNote編

まず、OneNoteに保存した場合から説明します。

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↑はい、綺麗にスキャンできてますね。画像で見るのも問題なしです。

が、肝心の画像内の文字で検索ができるかというと、この状態では検索できません。

OCRしてくれてないのかな?と思っていると、さにあらず。

↓画像を右クリックして「画像からテキストをコピー」をして、

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空いているスペースに貼り付けをすると、↓のようにOCRされたテキストを貼り付けることができます。

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OCR精度としては、それほど悪くない感じですね。

ですが、致命的なのは、OCRされた文章を貼り付けたとしても、
「現 在 行 っ て い る 事 業 の 種 類 を 」
のように、日本語だと半角のスペースが入ってしまうことです。

これだと、検索に「事業の種類」と入れても検索できず、「事 業 の 種 類」と入れると検索にひっかかるようになるという…。

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これだと、使い勝手が悪い印象を受けます。

(逆に、Evernoteプレミアムだと、こういうことが特に苦労なくできてすごいと思います。)

Office LensのOCRの実力(精度や使いやすさ)は?Word編

さて、次はOffice Lensで、Wordとして保存した場合です。

Wordとして保存した場合、PCではいろんな開き方があるかと思います。例えば、Word 2013、2016などはそのままWordの[開く]から開けるでしょうし、ちょっと前のバージョンのWordを使っておられる方は、OneDriveを使って開く&ダウンロードするという方法があります。

Microsoft OneDrive

普通は、[ファイル]-[ドキュメント]-[Office Lens]フォルダに、さきほどのOffice Lensのファイルが入っていると思います。

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ダウンロードすれば、普通にWordファイルとなっていますので、Wordでも開けますよ。

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こちらは素晴らしい!

OneNoteのOCRであったような「無意味な半角スペース」が無く、OCR精度もほぼ問題ないように見えます。

Wordファイルの最初にOCRされた文章、最後にはスキャンした画像も埋まっているので、図表などを見たいときにも便利です。

結論:Office LensはWord保存が便利!

…ということで、今回私が調べた限りでは、「Wordファイルで保存したほうが便利じゃね!?」という結論になりました。(笑)

自分のPC内に、Wordファイルとして保存しておけば、Windows標準の検索機能にもひっかかってきますし、それこそOneDriveやGoogleドライブ、Dropboxなどの共有フォルダの中にいれておけば、複数端末でも共有できそうです。

もっと便利な使い方を知っている人は教えてください!

私もまだまだOneNoteやOffice Lensの使い道については研究途中です。

もっと便利な使い方もあるはず(特にOneNote)、と思いつつ、この記事を書いています。

ですが、Office Lens+Wordの組み合わせは、ScanSnapなどの専用機器がない事務所でも、実務で活用できそうな精度だったのは、収穫です。

他にも良い活用方法を知っていたら、ぜひ私にも教えてください!

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