まだ契約書で消耗しているの?クラウド契約 CloudSignは、契約のスピーディさを変える可能性を秘めている

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クラウド契約 CloudSign(クラウドサイン)というサービスが、あまりに良かったのでご紹介します。

まだ契約書で消耗しているの?

すみません、テンプレートなタイトルを使わせて頂きました。(笑)

契約書を作ったり、締結したりする業務って、大事なことであることはよくわかっているのですが、本当に面倒なんですよね。

1.契約書案を、先方とすり合わせる。(Word等で)
2.合意が取れたら、契約書を2部印刷する。
3.2部製本する。
4.会社代表者等の承認を得て、印鑑を押してもらう。
5.印紙を貼る。
6.郵送する。
7.先方にも印鑑を押してもらって、1部返却してもらう。

だいたいこんな流れでしょうか。

遅い会社だと、これら一連の業務をやろうとすると、1ヶ月近くかかってしまうこともザラなんじゃないかな、と思います。

途中で合意内容にほんの少し変更が加わったり、契約書に記載ミス等が発覚しただけでも、また1.~7.を繰り返す必要があります。また、それに関わる時間・人的コストも、かなり馬鹿にならないものがあります。

もう、電子契約書でいいんじゃないかな?

そこで、クラウド契約 CloudSign(クラウドサイン)というサービスです。

クラウド契約 CloudSign(クラウドサイン)|無料で契約締結ができるウェブ完結型のクラウド契約サービス

このサービスの素晴らしいところは、「無料で使える」というところもさることながら、今までどおり、Wordで契約書案をやりとりして、決まったらそれをそのまま電子契約書(PDF)として使う、という発想です。

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これは素晴らしすぎます。

Word原案から、PDFを生成し、アップロードするだけです。

あとは、自社と先方の会社が電子署名をするためのフォームを、簡単に埋め込めるようになっています。

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これを、相手にメール送信するだけです。

自社と先方の会社が電子署名をすると、合意締結が成立します。(確認完了済みのPDFに、相互同意を示す改ざん不可能な電子署名が付与されます)。

締結された電子契約書は署名付きPDFとしてメールで送られてきますので、保管も印刷もラクですよ。

相手企業にも、まったくITの難しい知識は必要ありません。

進捗管理はWeb管理画面でできますし、先方会社とのやりとりもメールですべて完結しますので、電子契約書PDFの情報や、メールの履歴で、証拠としてもしっかり残せそうです。

今までとは段違いに、スピーディーに契約締結業務が行えるようになっています。

電子契約書は印紙が不要

もう1つ嬉しいメリットとして、電子契約書には印紙が不要なことです。(今のところは、という条件付きですが。)

その根拠は、「電子契約書 印紙」などで検索してみてください。↓もわかりやすい。

なぜ電子契約では収入印紙税を削減できるのか?印紙税法上の根拠を説明しています。

いつか将来、電子契約書の場合でも印紙税が必要になるかは、国税庁が判断することですが、このメリットを今のうちに享受するのはアリだと思います。

電子契約書じゃダメなときって何だろう?

では、電子契約書を使いたくないときって何だろう?と思うと、結局、日付をさかのぼって(バックデートして)、契約日を任意の日にそろえたいってときだけだと思うんですよね。

電子契約書だと、改ざん検出やタイムスタンプ、メールのやりとり等で日付がバッチリ残ってしまうので、それを良しとしない場合などです…。

契約書を結ぶ手間暇があまりに時間がかかるから、先にビジネスだけが先行してスタートしてしまい、契約書が後追いになってるってこと、多くありません?

本来的な意味でいうと、これはよくないことですし、もっと契約業務をスピーディーに終わらせて、それから安心して業務に取り組むべきだと思います。

CloudSign(クラウドサイン)は、今のところ、もっとも現実に即したサービスで、すぐに導入して効果の出るものだと思います。

もっと、日本のビジネスの生産性を上げていきましょう!

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