企業で採用すべき迷惑メール対策サービスとは?

先日、とある取引先様とメールのやりとりをしていて、こちらからメールを送ったにも関わらず、相手が返事を返してくれなくて、やきもきしていたら、相手に届いていないということが電話で話してようやく判明…。
どうやら、先方の迷惑メール対策ソフトが勝手にメールを削除していたようです。

ううっ、このやきもきした数日間を返してくれ!

ということがありました。

このケースからもわかるように、迷惑メール対策サービスにも、様々な種類があります。

ここでは、企業で採用すべき迷惑メール対策サービスについて考えていきたいと思います。

まず、迷惑メール対策サービスには、大きく分けて3種類があります。

1.ISPが提供する迷惑メール対策サービス
2.ウイルス対策ソフトに付属する迷惑メール対策機能
3.メールソフト(Webメール)自身が持つ迷惑メール対策機能

どれを採用したらよいのかは、会社の考え方によって異なります。

そもそも従業員に迷惑メールを読ませさえしないほうがよい、と考える場合には、流入元から絶つ1.が最適です。
ところが、これが厳しすぎると、先の私の事例のように「誤って迷惑メールと判断された場合には、相手も自分もわからない」という事態が発生します。

2.は、会社でウイルス対策ソフトを標準で配布しているタイプ(コーポレーションエディションなど)を採用している会社に向きます。ネットワーク管理者が、どの程度厳しく制限するのかをコントロールできます。
弱点は、ごく稀にですが、ウイルス対策ソフトの更新ファイルがミスを起こして、ある日突然全PCが誤動作を起こすことがあることです。

3.は、小規模事業者、個人事業主に向くでしょうか。主要メールソフトの最新版では、かなり精度の高い迷惑メール対策機能が搭載されていますので、低コストで導入できます。弱点は、自分で迷惑メールを開いてしまう可能性があることでしょうか。


また、迷惑メール対策機能にも様々な振り分け方法があり、

1.迷惑メールと判断したものを、自動的に消す。
2.迷惑メールと判断したものに、タイトルに[spam]と付与する。
3.迷惑メールと判断したものを、迷惑メールフォルダに移す。

などがあります。

このうち、私が企業で採用すべきでないと思うのは、1.です。
迷惑メールと判断する基準として、ブラックリスト・ホワイトリスト形式とは別に、よくスパム判定するときにベイズ理論というものが利用されるのですが、(↓詳しい説明は下記に譲ります。)
スパム対策に欠かせないベイズ理論とは? (1/2) – ITmedia エンタープライズ
このベイズ理論では、どうしても誤判定が出てしまうのです。

そのため、大事なメールが送信者・受信者ともに届いていないことに気づかない、ということが起きてしまいます。

また、2.のタイトルに[spam]などと入れるものもありますが、これも実は私はオススメしません。
なぜなら、[spam]と書いてあっても、間違って開いてしまう可能性がありますし、読みたくなくても迷惑メールのタイトルが目に入ってしまいます。
それと、これも私も経験しましたが、[spam]と誤判定された自分のメールに、相手からそのまま返信が返ってくることが多く、「えー、スパムじゃないのに…」と心証を害されることがあります。
迷惑メールフォルダを自分で作ってフィルタで振り分けるか、誤判定されたらタイトルから[spam]文字列を取り外すか…などやりたいところですが、正直面倒ですよね。。。

ということで、私がオススメなのは、3.の「迷惑メールフォルダに自動的に振り分ける」です。
これなら、普段から迷惑メールのタイトルすら目にすることがなく、たまに(1週間に1度くらい)迷惑メールフォルダを開いて、誤判定されたメールがないか確認することができます。
この方法の弱点は、「ついつい迷惑メールフォルダをチェックするのを忘れてしまう」ことです。それは、人間が気を付けないといけないことですね。(^^;)

以上、自社の迷惑メール対策を見直される際の参考にしてくださいね。

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